Buchhaltung für Selbstständige. In deiner Hand.

Fotos, Scans und PDFs lokal auslesen – mit nativer Texterkennung und ergänzendem OCR-Fallback, ohne externen KI-Dienst. Auf iPhone und Android öffnet die Kamera den Dokumentenscanner des Systems: Er findet die Kanten, richtet die Seite gerade und nimmt mehrere Seiten nacheinander auf. Bilder aus der Mediathek schneidest du direkt auf dem Bild zu, und auf iPhone und iPad nimmt Buchlio Belege auch aus dem Teilen-Menü an. Vorgeschlagen werden auch Leistungsdatum oder -zeitraum und bei mehreren Steuersätzen, etwa Speisen zu 7 % und Getränken zu 19 %, die Aufteilung je Satz. Einzelne Dateien, ganze Ordner, ZIP-Archive und gespeicherte E-Mails lassen sich direkt übernehmen, am Computer auch per Drag-and-drop aus Finder, Explorer, Apple Mail oder Outlook.

Unter dem Lieferanten steht „Wofür“, etwa „iCloud+“ unter „Apple“. Buchlio schlägt es aus E-Rechnungen und früheren Belegen vor, die Finanzen zeigen es unter dem Namen, die Suche findet es, und der CSV-Export hat eine eigene Spalte dafür. Lieferant und Geschäftspartner sind ein Feld: Beim Tippen erscheinen passende Einträge aus „Kunden & Leistungen“, und ein neuer Lieferant entsteht direkt im Beleg mit Adresse, E-Mail, Website, USt-IdNr. und IBAN, vorausgefüllt aus der Texterkennung. Kommt die Rechnung von einem bekannten Lieferanten, übernimmt „Aus früherem Beleg übernehmen“ Kategorie, Steuerfall, Steuersatz, Privatanteil und Zahlungsziel.

XRechnungen als UBL- oder CII-XML sowie ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs lokal übernehmen, auch mit mehreren Steuersätzen.

Mehrere eigene E-Mail-Konten für Empfang und Versand einrichten. Microsoft 365 und Outlook verbindest du ohne App-Passwort per direkter Anmeldung (OAuth), Gmail und Google Workspace per IMAP und SMTP mit einem App-Passwort, andere Anbieter und eigene Domains per IMAP und SMTP. Pro Konto wählst du Posteingang, Rechnungsordner oder alle Ordner aus. Auch Rechnungen im Nachrichtentext und in weitergeleiteten Nachrichten werden erkannt; was ein anderes deiner Geräte schon übernommen hat, erkennt Buchlio als Dublette. Buchlio markiert keine Nachricht als gelesen. Unter „Versand & Eingang“ siehst du, wann jedes Postfach zuletzt geprüft wurde und welche Mails Belege gebracht haben.

Lesbare Dateinamen und Ordner nach Jahr, Monat und Kategorie. Die Originaldateien bleiben unverändert. Hast du einen Beleg wie eine Bankgebühr ohne Dokument erfasst, reichst du das Original später per Datei oder Foto nach.

Buchlio schlägt für den tatsächlich gezahlten EUR-Betrag den EZB-Referenzkurs vor. Deutsche Umsatzsteuer übernimmst du in EUR von der Rechnung oder rechnest sie mit dem BMF-Monatskurs um – auch bei Reverse Charge und für eigene Rechnungen samt E-Rechnung. Der ursprüngliche Rechnungsbetrag bleibt erhalten.

Entfernte Belege landen mit ihren Daten und Dateien im Papierkorb. Standardmäßig 30 Tage lang – einstellbar von 7 Tagen bis zu einem Jahr – kannst du sie vollständig wiederherstellen; danach werden nicht mehr benötigte Dateien gelöscht. Abgelegte, bezahlte oder exportierte Belege behält Buchlio bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Angebote als PDF ausstellen und versenden, die Annahme mit Datum festhalten und daraus Auftragsbestätigung und Rechnung mit den noch offenen Mengen ableiten. Brauchst du vorab Geld, stellst du aus dem angenommenen Angebot eine Anzahlungsrechnung über einen gewählten Anteil aus; die Schlussrechnung zieht sie später ab. Buchlio verhindert, dass mehr berechnet wird als bestätigt; gestrichene oder reduzierte Positionen stehen nachvollziehbar im PDF. Angebote und Auftragsbestätigungen haben eigene Nummernkreise und zählen nie als Einnahme. Oben in den Angeboten stehen die versendeten Angebote, die noch auf eine Entscheidung warten, mit dem Ende ihrer Gültigkeit. Sagt dein Kunde mit Änderungen zu, hältst du das mit „Angenommen mit Änderungen“ fest; aus angenommenen Angeboten entstehen auch Lieferscheine ohne Preise.

Mit deinem Design, automatischen Summen, Live-Vorschau, Entwürfen und PDF-Export; die zeitlich sortierbare Rechnungsnummer vergibt Buchlio beim Ausstellen. Mit deiner IBAN tragen EUR-Rechnungen einen GiroCode, den dein Kunde mit der Banking-App scannt. Ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert: „Rechnung korrigieren“ storniert sie und öffnet eine Kopie als neuen Entwurf, Gutschriften und Stornorechnungen beziehen sich auf die ursprüngliche Rechnung, Schlussrechnungen ziehen bezahlte Anzahlungsrechnungen ab.

Rechnungen und Angebote gibt es in drei Vorlagen: Modern, Klassisch und Reduziert. Für Kunden im Ausland gehen Rechnungen, Angebote, Mahnungen, Lieferscheine und ihre Mails auf Wunsch auf Englisch raus; die Pflichtangaben bleiben.

Eigene Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen stellt Buchlio bei vollständigen Angaben direkt als hybride ZUGFeRD-/Factur-X-PDF aus, mit Leitweg-ID oder Bestellreferenz samt eingebetteter XRechnung – auch in Fremdwährung mit zusätzlich ausgewiesener Umsatzsteuer in EUR. Genau diese Datei bleibt das Original für Versand und Export. Fehlende Angaben nennt Buchlio vor dem Ausstellen. Die Entwicklung prüft beide Formate automatisiert mit unabhängigen Validatoren.

Die monatliche Betreuungspauschale oder der nächste Retainer: Buchlio bereitet Rechnungsentwürfe monatlich, vierteljährlich oder jährlich vor und erinnert an die Freigabe. Eine Serie kann auch später beginnen, etwa mit dem nächsten Abrechnungsjahr eines Kunden; die Planung zeigt die nächste Rechnung, und eine Woche vorher steht sie unter „Zu erledigen“. Verschickt wird nichts still im Hintergrund.

Kunden und Leistungen einmal pflegen und bei der nächsten Rechnung auswählen, statt alles erneut einzutragen. Kommst du von einem anderen Programm, übernimmst du sie aus einer CSV-Datei. Mit ihrer Website zeigen Geschäftspartner ihr Logo, geladen nur von deren eigener Domain. Doppelte Einträge vergleichst du nebeneinander und führst sie zusammen; bestehende Rechnungen und Belege bleiben unverändert. Jeder Geschäftspartner hat eine Akte mit Umsatz, offenen Beträgen und allem, was passiert ist, das Neueste zuerst.

Absenderkonto, Empfänger, Betreff und Nachricht vor dem Versand prüfen; die Anrede richtet sich nach deiner Wahl an die Firma oder an den Ansprechpartner. Buchlio hängt die ausgestellte Rechnungs-PDF an, bei einer Leitweg-ID zusätzlich die XRechnung als XML, und übergibt die E-Mail nach deiner Freigabe verschlüsselt an das ausgewählte eigene E-Mail-Konto. Direkt gesendet kommt sie in den Farben deines Rechnungsprofils an, mit deinem Logo oben und deiner Signatur unten; „So kommt die E-Mail an“ zeigt sie vorher. Unter „Versand & Eingang“ steht jeder Versand mit Empfänger und Weg, dazu Rückläufer und Antworten, die Buchlio beim Postfachabruf erkennt.

Suchen, filtern und nach Monaten, Kategorien oder Währungen auswerten. Die Jahresauswertung zeigt Einnahmen, Ausgaben und Überschuss und nennt zuerst, was noch zu klären ist.

Die Auswertungen zeigen eine BWA je Monat mit Umsatz, Kostenarten und Ergebnis, im Vergleich zum Vorjahr und netto aus deinen bestätigten Zahlungen. Die Finanzplanung zeigt, was in den nächsten sechs Monaten reinkommt und rausgeht: aus offenen Belegen, Raten, Serienrechnungen, wiederkehrenden Kosten und Verträgen.

Umsatzsteuer aus Einnahmen, abziehbare Vorsteuer und die vorläufige Zahllast auf einen Blick. Für deutsche Einzelunternehmen schätzt Buchlio zusätzlich eine Rücklage für Einkommen- und optional Gewerbesteuer – ausdrücklich als Schätzung; erfasste Vorauszahlungen mindern sie. Als Kleinunternehmer weist dich Buchlio darauf hin, wenn dein Umsatz die Grenzen von 25.000 € oder 100.000 € nach § 19 UStG überschreitet, und rechnet die Voranmeldung mit Regelbesteuerung ab dem Umsatz, mit dem du 100.000 € überschreitest, im Gründungsjahr schon ab dem, mit dem du 25.000 € überschreitest; bereits dieser Umsatz ist steuerpflichtig.

Je Monat oder Quartal stellt Buchlio die Kennzahlen des Vordrucks bis zur Zahllast oder zum Überschuss (Kz 83) zusammen – die Umsatzsteuer nach Ist- oder Soll-Versteuerung, wie im Buchhaltungsprofil eingestellt, die Vorsteuer, sobald Rechnung und Leistung vorliegen, Reverse Charge nach Leistungszeitraum beziehungsweise Rechnung. Innergemeinschaftliche Lieferungen stehen in Kz 41. Die Zusammenfassende Meldung listet Buchlio je USt-IdNr. auf; das Buchhaltungspaket enthält sie als CSV zum Import in Mein ELSTER. Unklare Fälle stehen als Hinweis daneben; die Werte überträgst du selbst in Mein ELSTER.

Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, Erstattungen sowie Einkommen- und Gewerbesteuer erfasst du als Steuerzahlung. Sie zählen weder als Einnahme noch als Ausgabe: Umsatzsteuer steht in der Anlage EÜR im Jahr nach der Zehn-Tage-Regel (Kz 186 und 141), Gewerbesteuer als nicht abziehbar, Einkommensteuer bleibt privat.

Laptop, Büromöbel oder Auto schreibst du direkt aus dem Beleg ab: Computer samt Zubehör und Software in einem Jahr, andere Anlagegüter bis 800 € netto als GWG voll im Anschaffungsjahr, sonst linear ab dem Monat der Anschaffung. Abgänge zählen mit ihrem Restbuchwert; das Jahrespaket enthält das Anlagenverzeichnis.

Bei gemischt genutzten Kosten wie Handy oder Internet zählt nur der betriebliche Teil als Ausgabe und Vorsteuer. Pauschalen ohne Beleg für Homeoffice, Verpflegung auf Reisen und Fahrten trägst du in der Jahresauswertung ein, ebenso die private Nutzung des Firmenwagens nach 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch. Geschenke an Geschäftspartner prüft Buchlio je beschenkter Person gegen die 50-€-Grenze.

Buchlio prüft Pflichtangaben und erstellt ein lokales Buchhaltungspaket je Monat, Quartal oder Jahr: DATEV-Buchungsstapel nach SKR03 oder SKR04, Umsatzsteuer-Voranmeldung, im Jahrespaket Anlage-EÜR-Vorbereitung für die manuelle Übernahme in Mein ELSTER und Anlagenverzeichnis, dazu Prüfbericht und Originalbelege mit Prüfsummen. Hinweise warnen vor einem doppelten Import in DATEV und nennen Zeiträume, die sich seit dem Export geändert haben. Es gibt keine direkte DATEV- oder ELSTER-Übermittlung und keine fachliche Abnahme durch DATEV; CSV-Exporte und vollständige lokale Sicherungen bleiben verfügbar.

Zahlungen, Teilzahlungen und Anzahlungen mit tatsächlichem Datum und Betrag direkt am Beleg erfassen. Buchlio leitet daraus offen, teilbezahlt und bezahlt ab. Mehrere Zahlungskonten wie Geschäftskonto und PayPal bleiben im Buchhaltungsexport getrennt.

Den CAMT- oder CSV-Export deines Online-Bankings öffnest du in den Finanzen mit „Kontoabgleich“; Buchlio liest ihn nur auf deinem Gerät. Zu jedem Umsatz schlägt es den passenden offenen Beleg vor und erkennt bereits erfasste Zahlungen; als Zahlung gespeichert wird nur, was du bestätigst. Hat dein Kunde Skonto abgezogen, buchst du einen Rest bis 5 % mit einem Haken als Skonto aus. Eine Bankverbindung braucht Buchlio dafür nicht, vom Auszug selbst wird nichts gespeichert oder übertragen.

„Zu erledigen“ sammelt, was an deinen Belegen offen ist, das Dringendste zuerst: Rechnungen, die du in den nächsten sieben Tagen bezahlen musst, fällige Raten, überfällige Ausgangsrechnungen, Steuerfragen, Versand und neue Belege. Bestätigte Teilzahlungen reduzieren den angezeigten Restbetrag. Darunter zeigt „Demnächst“, was in den nächsten 30 Tagen kommt, etwa versendete Rechnungen, die dann fällig werden, und die nächste Mahnstufe.

Hosting, Software, Telefon: Buchlio erkennt wiederkehrende Kosten an deinen Belegen, auch wenn Name oder Betrag mal schwanken, und zeigt, wann die nächste Rechnung kommt. Fehlt eine, siehst du es in der Planung und als Aufgabe unter „Zu erledigen“ und reichst sie per Datei, Foto oder Drag-and-drop nach. So bleibt keine absetzbare Ausgabe liegen. Kommt für einen Monat keine Rechnung, etwa unter der Mindestabrechnung eines Anbieters, markierst du ihn mit „Kein Beleg nötig“ als erledigt; gekündigte Abos markierst du über „…“ als gekündigt. Beides gilt auf all deinen Geräten. Hat ein Anbieter mehrere Abos, etwa iCloud+ und Apple Music, hält „Wofür“ sie als getrennte Reihen auseinander.

Miete, Leasing oder eine Untervermietung legst du einmal als Vertrag in der Planung an. Jede Rate steht rechtzeitig unter „Zu erledigen“ und ist mit einem Klick gebucht; die Planung zeigt alle Verträge mit ihren Einnahmen und Kosten je Monat oder Jahr.

Der Mahnplan im Rechnungsprofil legt fest, nach wie vielen Tagen Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung fällig werden und welche Gebühren gelten. „Zu erledigen“ und Mitteilungen zeigen das fällige Schreiben und öffnen es vorausgefüllt. Verzugszinsen rechnet Buchlio nachvollziehbar ein: bei Geschäftskunden 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz und 40 € Pauschale statt Mahngebühr, bei Privatkunden 5 Prozentpunkte. Jedes Schreiben prüfst und versendest du selbst.

Einen Ratenkauf über PayPal oder einen Händlerkredit erfasst du einmal nach Vertrag: Finanzierer, Kaufdatum, Anzahl der Raten und Monatsrate oder Gesamtrückzahlung. Buchlio plant Termine und Zinsanteile, zeigt die Finanzierung mit Rate und Restbetrag in der Planung und etwa „Finanziert über PayPal · 2 von 12 Raten bezahlt“. Fällige Raten stehen unter „Zu erledigen“, an jede erinnert Buchlio einmal mit einer Mitteilung; „Rate erfassen“ öffnet das Formular vorausgefüllt zur Bestätigung, mehrere fällige Raten erfasst du auch gesammelt. Tilgung und Zinsaufwand bleiben getrennt nachvollziehbar.